Die vergangenen Pandemiejahre zeigten eine gewisse Starrheit von Prozessen in Unternehmen auf. Diese zeigen sich durchaus auch firmenübergreifend. Nachhaltige und langfristige Innovationsfähigkeit erreichen Unternehmen nur, wenn die Veränderungen nicht permanent die Komplexität erhöhen. Diese Komplexitätssteigerungen hemmen nach einiger Zeit das Unternehmen in der Weiterentwicklung, indem mehr Aufwand und Zeit für die Pflege betrieben werden muss. Ein indirekter Innovationshemmer, hervorgerufen durch gut gemeinte, jedoch schlecht durchdachte Optimierungen.

Digitalisierung muss auf guten Prozessen aufgebaut werden. Die Grundsteine im Unternehmen, also die Prozesse, müssen Veränderbarkeit und Flexibilität ermöglichen. Um dies zu erreichen, müssen Prozesse transparent aufgebaut und effizient sein. Nur so können Erweiterungen und Ergänzungen der Prozesse kurzfristig und flexibel erarbeitet und umgesetzt werden.

Das oberste Grundprinzip lautet: Ein schlechter Prozess wird durch die Digitalisierung auch nicht besser.

Ein digitalisierter Prozess läuft weitgehend automatisch. Er benötigt allerdings Ressourcen in Bezug auf Analyse, Design, Implementierung und Überwachung.

Wie können Prozesse effizient digitalisiert werden, ohne die Anforderungsanalyse und die Erstellung von Anforderungskatalogen zu zeitintensiv und teuer zu gestalten? Es gibt zwei gut kombinierbare Ansätze. Zum einen die Agilität im Projektmanagement, die vereinfacht ausgedrückt, schnelle und einfache Schritte mit andauernder Feedbackschleife als Kernmethode vorsieht. Und andererseits wird durch die Involvierung der direkt betroffenen User eine Quelle an Innovationspotential angezapft. Neue Technologien erlauben es den Mitarbeitern, einfache wiederkehrende Aufgaben selbständig zu automatisieren ohne ein umfangreiches Projekt starten zu müssen. Zu automatisierende Aufgaben oder Teilaufgaben können ohne Programmierkenntnisse einfach zusammengestellt und verknüpft werden. Richtig in das Unternehmen implementiert, stellen solche Technologien einen enormen Effizienzgewinn dar.

Eine mögliche Schattenseite ist, dass sich ohne eine vernünftige Governance eine Schatten-IT aufgebaut wird, die sich dem Radar der IT und der Geschäftsleitung entzieht. Eine solche Schatten-IT stellt zum einen ein Sicherheitsrisiko dar und andererseits eine schwer kalkulierbare Budgetposition, deren Kosten Nutzenverhältnis nicht eingeschätzt werden kann.

Fazit

Wie in beinahe allen Bereichen steht und fällt der Erfolg mit der Schaffung der richtigen Rahmenbedingungen. Der technologische Fortschritt bringt immer einfacher zu bedienende und intelligentere Plattformen hervor, die den Fachbereichen in Unternehmen die Möglichkeit geben, ohne oder zumindest mit wenig Softwareexpertise Optimierungen im Arbeitsablauf vorzunehmen. Fokus auf zu verwendende Technologien, Schulung, Dokumentation und Anwendungsbereiche sind auf allen Stufen unerlässlich, sorgen dann aber auch für langanhaltenden Erfolg.